2020, Bergheim. Wirklich Bergheim oder doch etwa Köln? Nein, irgendwo in der Nähe von Düsseldorf – es ist einfach nicht mehr relevant. Die Digitalisierung wurde lange von Unternehmen aufgeschoben. Es war einfach, es war erprobt. Jahrelang über Generationen hinweg, es hat immer ein Stück ohne Digitalisierung funktioniert – und Arbeit gab es ohnehin genug für alle. Arbeitsmodelle der Zukunft wurden oftmals belächelt und als neumodische Ausrede für Extraurlaub abgetan. Doch ist das wirklich so? Corona zwingt zum Umdenken und Überdenken. Und es birgt Chancen. 

Aktuelle Herausforderungen für Unternehmen

Schauen wir uns einmal die aktuelle Situation an. Social Distancing und respektives Kontaktverbot sind an der Tagesordnung und wir sind nahe an einer Ausgangssperre dran. Viele Unternehmen stehen vor dem Problem, sich in kürzester Zeit bis dato vollkommen neuen Herausforderungen stellen zu müssen. Arbeitnehmer können ein Risiko für das gesamte Unternehmen darstellen, wenn sie zum Unternehmensstandort kommen. Es könnte immerhin eine Quarantänemaßnahme im Anschluss drohen. Ist man ehrlich, möchte man derzeit eigentlich niemanden im Unternehmen wissen, wenn die Arbeit auch von woanders gemacht werden kann. Zusammengefasst geht es um eine Risikominimierung und gleichzeitig darum, weiterhin am Markt handlungsfähig zu bleiben.

Digitale Lösungen für das Arbeiten während der Corona-Krise

Vom klassischen Verwaltungsapparat bis hin zum telefonischen Kundensupport oder dem Vertrieb, viele Abteilungen lassen sich im heutigen Zeitalter flexibel und ortsunabhängig gestalten. Schwieriger sind Produktionsbereiche oder Dienstleistungen, die vor Ort erbracht werden müssen. Aber in jedem Unternehmen gibt es in der Regel Arbeiten, die zum Beispiel aus dem Homeoffice erledigt werden können.

Wie das geht, möchten wir Ihnen anhand einiger Möglichkeiten aufzeigen. Außerdem stellen wir Ihnen unsere Technologiepartner vor, mit denen wir unseren Kunden sehr erfolgreiche Homeoffice-Lösungen anbieten können. 

IT-Sicherheit im Homeoffice

Wenn wir davon reden, Mitarbeitern das Arbeiten außerhalb des Unternehmens zu ermöglichen, ist an allererster Stelle erst einmal das Thema Sicherheit zu betrachten. Sicherlich, wir alle haben derzeit massiven Druck, dennoch ist das Thema Sicherheit extrem wichtig – auch oder insbesondere in diesen Zeiten. 

Wenn wir über Sicherheit reden, müssen wir gewisse Blickwinkel ändern. Früher war das Unternehmen in der Regel zentralisiert aufgestellt und der Zugriff erfolgte auch entsprechend von einem Ort aus, war also relativ einfach und überschaubar gehalten. Dies ändert sich aktuell. Zugriffe müssen nun dezentral möglich sein und verlassen teilweise den Kontrollbereich des Unternehmens.Das Homeoffice kann überall sein. Es kann auch Hotel, Flughafen oder Zug heißen. Wir öffnen das Unternehmen für den externen Zugriff. Hier ist eine gute Planung und Umsetzung notwendig, um entsprechende Sicherheitskonzepte umzusetzen. Man benötigt eine Firewall als Schutzschild für das Unternehmen und einen Virenschutz, der mit neuralen Netzwerken und künstlicher Intelligenz das mobile Arbeitsgerät absichert. Gleichzeitig muss sich der Virenschutz mit der Firewall austauschen und sich automatisiert von ihr isolieren können. Das ist im Falle eines Problems wichtig bzw. wenn das Problem behoben wurde. Und das Ganze soll in Bruchteilen einer Sekunde geschehen. Uns fällt kein Mensch ein, der das so effizient und wirkungsvoll in dieser kurzen Zeit leisten könnte. Deswegen setzen wir hier für unsere Kunden auf die Sicherheitslösungen aus dem Hause Sophos. 

Zugriff auf Unternehmensdaten – auch von zuhause aus

Wie stelle ich sicher, dass meine Mitarbeiter Zugriff auf die Daten oder Ressourcen des Unternehmens haben und immer auf dem aktuellen Stand sind? Und dass diese Daten trotzdem dem Unternehmen verfügbar bleiben? Hier gibt es verschiedene Ansätze, die abhängig von den internen Prozessen im Unternehmen sind. 

Wir können Mitarbeitern durch einen verschlüsselten Kanal Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk gewähren, sodass das mobile Arbeitsgerät auf die internen Ressourcen zugreifen kann. Dieses Vorgehen heißt VPN und ist beispielsweise über die im vorherigen Abschnitt erwähnte Firewall möglich. 

Wenn nur der Zugriff auf Dateien von außen notwendig ist, ist dies über einen sogenannten Dateisynchronisierungsdienst möglich, der die Dateien per Applikation bei allen Anwendern aktualisiert. In so einem Fall könnte man einen kompletten Dateiserver durch unsere „Datto Workplace“-Lösung ersetzen. 

Alternativ ist es auch möglich, Teile der IT-Infrastruktur, sprich den Server, in ein Rechenzentrum auszulagern und dort als – eigene – private Cloud zu betreiben. Der Zugriff darauf könnte beispielsweise über einen virtuellen Desktop erfolgen, mit dem sich ein Mitarbeiter verbinden kann, sodass er intern im Rechenzentrum auf alle Ressourcen zugreifen kann, auf die er Zugriff haben soll. 

Unternehmensweite Kommunikation im Homeoffice

Wir haben über Sicherheit geschrieben und darüber, wie der Mitarbeiter an Ressourcen wie Dateien oder Applikationen gelangen kann, doch wie schaut es mit der Kommunikation aus? 

Telefonanlagen

Im Vergleich zum aussterbenden Dinosaurier, dem Faxgerät, können die meisten Unternehmen nicht auf eine Telefonkommunikation verzichten. Ob als Kontakt zum Kunden, dem Lieferanten oder Dienstleistern – in der Regel ist diese Art der Kommunikation kaum wegzudenken. Doch wie soll das funktionieren, wenn der Mitarbeiter gar nicht im Büro ist? Wie soll er im Namen des Unternehmens erreichbar sein oder als solches Geschäftspartner erreichen? Per Handy? Nein. Per Telefon. Das Telefon muss kein Tischtelefon sein, es kann eine App auf dem Smartphone sein, ein Stück Software auf dem PC oder Mac, oder auch ein Webclient im Browser; jeweils mit einem geeigneten Headset, damit die Kommunikation auch Spaß macht.

Aber was ist mit den Funktionen Ihrer teuren Telefonanlage im Serverraum? Das Besetzlampenfeld, Rufgruppen oder Zeitschaltungen, oder Ihre Warteschlangenmusik, die das Unternehmen repräsentiert? In der Regel müssen Sie auf nichts verzichten. Im Gegenteil – Sie gewinnen viel dazu. Oder wissen Sie aktuell, wie lange ein Anrufer durchschnittlich in der Warteschlange durchhält, bevor er auflegt? Oder wie viele Anrufe angenommen wurden, wie viele abgebrochen sind und welcher abgebrochene Anruf schon nachtelefoniert wurde? Kann Ihnen Ihre aktuelle Anlage diese Kennziffern als Dashboard darstellen? Wir haben viele Möglichkeiten kennen gelernt, glauben Sie uns – wir setzen hier nicht umsonst auf 3CX. 

Videokonferenzen

Tatsächlich kann Kommunikation in der heutigen Zeit Spaß machen. Und Spaß muss erlaubt sein, denn ein Lächeln beim Telefonieren hört der Gegenüber, auch wenn er es nicht sehen kann. In Zeiten, in denen der persönliche Kontakt mit den Kollegen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern mehr oder weniger untersagt ist, ist es wichtig, den Kontakt aufrechtzuerhalten. Nicht umsonst lieben wir persönliche Meetings, steigen dafür auch gerne mal in den Flieger und landen kurze Zeit später in der Zielstadt. Mimik, Gestik und Rhetorik verraten uns viel über den Gesprächsverlauf und die Reaktion des Gegenübers. Ist er überzeugt? Hat er noch Zweifel? Blufft er vielleicht? Vieles kann man an der Körpersprache ablesen und das wiederum schafft Vertrauen. Also, was spricht dagegen, auch mal eine Videokonferenz abzuhalten? Wissen wir nicht. Deswegen setzen wir in der internen und externen Videokommunikation auf Microsoft Teams. 

Folgen der Corona-Krise

Möglichkeiten mit Krisen umzugehen gibt es viele. Selten hat es funktioniert, den Kopf in den Sand zu stecken. Deshalb ist unsere Empfehlung: Nutzen Sie den Moment und holen Sie einen Teil der Digitalisierung – jetzt – auf. Es gibt immer wieder Momente, in denen sich Gesellschaften grundlegend ändern. In unseren Augen befinden wir uns in genau solch einem Moment. Vieles, was vor Corona selbstverständlich war, wird möglicherweise danach nicht mehr so sein. Aber wir lernen auch vieles neu kennen, was wir verlernt haben. Wir werden neu lernen, was eigentlich wichtig ist im Leben. Dazu gehört auch die Familie.

Das Arbeiten wird sich ändern. Arbeiten im Homeoffice wird sicherlich einen dauerhaften Stellenwert einnehmen. Damit ist nicht gemeint, dass nur noch von zuhause ausgearbeitet wird. Aber – und davon sind wir überzeugt – in Bereichen, in denen die Anwesenheit in Persona nicht notwendig ist, wird Homeoffice regelmäßig einkehren. Ob die Regelmäßigkeit bedeutet, einmal in der Woche oder zweimal im Monat von zuhause aus arbeiten zu können, sei einmal dahingestellt. Wichtig ist, dies als Unternehmen seinen Arbeitnehmern anbieten zu können.

Homeoffice bringt Vorteile für Unternehmen

Denn Homeoffice birgt auch Chancen. Ein motivierter Mitarbeiter, der die Möglichkeit hat, seine Familie und seine Arbeit in Einklang zu bringen, wird sicherlich im Unternehmen verbleiben. Warum sollte er noch wechseln wollen? Wenn man die Idee weiterspinnt, kann man auch je nach Branche darüber nachdenken, Shared Desks, also gemeinsam genutzte Schreibtische, im Büro anzubieten. Man kann sie mehrfach belegen und spart Bürofläche, wenn der Mitarbeiter nur bei Bedarf ins Office kommt. So kann man wachsen, spart aber gleichzeitig Fixkosten. Der Mitarbeiter spart Zeit und so könnten alle gewinnen. Dies nur als Abschlussidee am Rande.

Mit Reith Guard ins digitale Zeitalter

Wir wissen, dass es immer viel verlangt ist, sich als Unternehmen zu wandeln. Deshalb unterstützen wir Sie gerne in diesem Prozess und darüber hinaus auch in der Umsetzung. Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich von uns persönlich beraten. Wir freuen uns auf Sie. 

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